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誠意が伝わる謝罪の仕方5つのポイントと例文


 

仕事上でトラブルやミスを起こしてしまったとき、辛いし、恥ずかしいし、とても気まずい雰囲気になってしまいますよね。

 

そこで乗り越えなくてはいけないのが「謝罪」。

しかし、この謝罪の仕方でひとつで、上司との関係性が決まると言っても過言ではないくらい、大切なシーンです。

 

気をつけていてもミスをしてしまうのは、誰でも起こり得るもの。

そんな時にいちいちストレスを感じないように、誠意が伝わる謝罪の仕方を覚えておくと便利です。

 

今回は、誠意が伝わる謝罪の仕方のポイント例文と共にお伝えしていきます。

相手に、誠意が伝わる正しい謝罪方法を身につけていきましょう。

 

謝罪する前にチェックしたいこと

 

 

ミスをしたら、一足先に謝る!ということは大事ですが、ただ謝罪の言葉を並べるだけでは、逆に相手との信頼を失いかねません。

 

焦る気持ちを少し横に置いて、一度冷静になって、以下の内容を確認しておきましょう。

 

それは、

 

  • 謝罪する理由を明確にすること。
  • すみませんよりも申し訳ありませんでした。

 

です。順番に見ていきましょう。

 

謝罪する理由や人を明確にすること

 

仕事でミスしてしまった場合、すみませんと謝ることは大事なことです。

しかし、これだけでは少し不十分です。

 

ここにプラスしてミスが起きた原因を整理しておきましょう。

 

「何が原因でミスをしてしまったか?を分かっていて、それについて反省しています。」というように、〝自分のミスを分かった上で、謝っています。〟ということが分かれば、謝罪された相手も「次は気をつけて。」と言うしかなくなります。

 

まずは、自分が何について謝っているかを明確にしておきましょう。

 

ミスをしたときにいち早く謝罪するべき人は、上司です。

 

しかし、「誰に対して迷惑をかけてしまったか?」を整理することで、謝罪するべき人も明確になるので、上司だけでなく、適切な人に適切な謝罪を行うことができます。

 

謝罪する内容だけでなく、謝罪する人も明確にしておくと良いでしょう。

 

すみませんよりも大変申し訳ありませんでした

 

基本的なことにはなってしまいますが、正しい謝り方として、「すみません」よりも「申し訳ありません」を使用すると良いでしょう。

 

「すみません」という敬語もあらゆるビジネスシーンで活用されている言葉ではあるのですが、語源は「すまない」のくだけた言葉であるため、ちょっとした謝罪時に使う方が良さそうです。

 

申し訳ありませんでした」という言葉を使うことで、心の底から謝罪している姿勢が伝わり、真剣な謝罪のシーンでは適切な言葉です。

 

誠意が伝わる謝罪の仕方5つのポイント

 

では上司に誠意が伝わる謝罪とは、一体どのようなものなのでしょうか?

同じ言葉を使うにも、ポイントを抑えておくだけで、相手への伝わり方が全く別物になります。

 

相手に誠意を見せる謝罪の流れのコツをまとめましたので、順番にご覧ください。

 

  1. スピード重視
  2. まずは謝罪の言葉を
  3. 何が原因だったのかを伝える
  4. 誰に謝っているかを伝える
  5. 具体的な解決策の提示

 

1、スピード重視

 

先ほどの事前のチェック項目を確認したら、できるだけ迅速に対応しましょう。

謝罪のスピードも、誠意が伝わるためにはとても重要です。

 

いち早く、上司に報告をすることで、別な最適な対処方法のアドバイスをもらえたり、トラブルの火種を抑えることができます。

失礼な文章を作らないよう適切な文章を作ることも大切ですが、スピード重視で進めたいところです。

 

2、まずは謝罪の言葉を

 

まずは、ミスしたことに対して謝罪の言葉を伝えましょう。

もしかしたら、弁解したくなる場合もあるかもしれませんが、それは言い訳に聞こえてしまう可能性が高いので、誠意が伝わらない謝罪になってしまいます。

 

もしも、どうしても事情説明が必要であれば、相手に聞かれた時に伝える方が無難です。

 

まずは〝ミスをしたことに対して、反省しています〟と言う姿勢を出すことによって、話を聞いてもらえる場を与えてもらえる場合もあります。

 

3、何が原因で誰に謝っているのかを伝える

 

ミスが起こったときに、相手が聞きたいのは、「なぜそのミスが起きてしまったのか?」という原因です。

 

ただ謝るというだけでなく〝何が原因で誰に対して迷惑をかけてしまったか〟を伝えることができると、相手により伝わる謝罪ができます。

 

また、原因だけでなく、5W1H(いつ、誰が、何を、どこで、どんなミスをしたのか)を伝えることができると、より具体的になるため、相手にも納得してもらいやすいでしょう。

 

4、簡潔に分かりやすく伝える

 

謝罪文は、できるだけ簡潔にまとめ、分かりやすい文章にしましょう。

長ったらしい文章や言い訳などをだらだらと書いてしまうと、せっかくの謝罪の気持ちが伝わりません。

 

メールの場合は、件名の書き方も簡潔で分かりやすいタイトルにしておくとGOOD。

 

5、具体的な解決策の提示

 

謝罪する際に、ただ謝罪するだけでは少し不十分です。

 

謝罪の言葉に加え、どんな解決策を考えているのか?またはどのように解決したのか?など解決策を提示することができたら、相手にとっても真剣さが伝わる文章になるでしょう。

 

合わせて読みたい

 

誠意が伝わる!上司への謝罪メール例文

 

 

では実際に、上司への謝罪メールはどのようなメールが良いのでしょうか?

上司への謝罪メールを送る時の例文をまとめました。

謝罪文に正解はありません。

 

相手との関係性によっても、文章の使い方は変わってくるので、状況に合わせて文章を使い分けていくと良いでしょう。

 

今回は、確認不足によって上司に迷惑をかけてしまった場合の例文を出してみます。

 

件名:【重要】〇〇会社様商品発注のミスに関して

 

鈴木課長

 

お疲れ様です。山田です。

大変申し訳ないのですが、〇〇株式会社〇〇様宛ての商品発注のミスがあることが分かりました。取り急ぎ、ご報告させていただきます。

 

ミスの内容は、

 

誤:3月21日に△△(商品名)を500個発注

正:3月21日に△△(商品名)を50個発注

 

目視で行ったため、このようなミスを招いてしまいました。

 

先ほど先方に、直接謝罪連絡を行い、本日、残りの個数450個を発送した旨もご連絡いたしました。

 

今後は、このようなミスがないように、周囲のチェックも使いながら重複確認を行い、細心の注意を払うように致します。

 

この度は、私のミスで大変ご迷惑をお掛けしてしまい、申し訳ありませんでした。

 

メールにて恐縮ではございますが、取り急ぎお詫び申し上げます。

 

合わせて読みたい

 

自分ではどうしようもないときは第三者に頼ろう

 

 

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まとめ

 

以上、上司に誠意が伝わる謝罪の仕方のポイントを紹介しました。

 

トラブルが起こった際は、問題解決に時間を使い過ぎず、まずは現状報告と対策方法をいち早く上司に伝えると言うことを忘れないようにしたいところです。

 

自分では難しいと思ったときには、第三者の力を借りれるということも、ぜひ覚えておいてください。

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株式会社ニコイチ代表

【記事監修】電話代行専門の便利屋で創業17年目を迎える会社社長です。心理カウンセラー資格所持。「退職代行」「謝罪代行」など業務に関わるテーマで、日々情報発信します。

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