【テンプレあり】メールでのワンランク上の謝罪の仕方まとめ

「クレームの対応をしなければいけない・・・」
「自分の不注意で取引先にご迷惑をかけてしまった・・・」

役職や立場関係なく誰しもミスはあるものです。またこのご時世だと直接相手に謝罪するより、メールで相手に謝罪する機会の方が多いことでしょう。
また相手に迷惑をかけた場合、なるべく早く対応をして誠意を伝えることが大切です。

そのため、素早く謝罪メールを作成し、対応しなければなりません。

本記事では、謝罪メールを送るときのポイントやよく使用するフレーズなどを合わせて紹介していきます。

謝罪メールの基本

勤務中でのミスは誰にでも起こりうるものです。そのため、実際に起こってしまうことは仕方がないことです。だからこそ、大切なことはミスをした後の対応などの行動面です。可能な限りミスが発覚してから早くメールをお送り、相手にしっかりと謝罪の意思が伝わるように心掛けましょう。

謝罪メールを送る際のポイント

謝罪メールを送るとなったときに、注意するべきポイントがあります。特に以下のポイントに気を付けましょう。

出来る限り早く対応する

ミスが発覚したら、すぐに連絡することが重要です。そして、現在取り掛かっている業務を中断してでもメールを送るべきです。

時間の経過に伴い相手の不快感や不信感は高まる一方です。下手に時間を空けてしまうと相手は「なんで報告を早くしてくれなかったんだ」と思うことでしょう。そして、そのことが結果的にあなたの印象が悪くなってしまうことにもつながりかねません。

件名の内容を分かりやすく伝える

内容が緊急のため、相手に確実にみてもらうことはとても重要です。

そのため、件名に【重要】や「謝罪メールである内容であることが伝わる言葉」を入れましょう。

一方で件名が長すぎるとメールの意図が伝わりづらくなるので、20文字以内を目安に抑えるようにしましょう。

簡潔に分かりやすく伝える

普段のメールと同じく、メールの内容はできる限り簡潔に、分かりやすい文章を心掛けることが重要です。そのときに下記の内容を明記することが重要です。

 

問題の原因を明確にする

「なぜミスが起こったのか」などの原因を相手に分かりやすく伝えることが大切です。そのため、５Ｗ１Ｈを意識して、原因を明確にして記述することが大切です。このように事細かく説明することで、相手に誠意が伝わりやすくなります。

対応策を明記する

原因と合わせてその対策も明記しておきましょう。いますぐ全ての対応が難しい場合、「すぐにできる対応」と「問題の根幹を解消させる対応」の2点で考えると良いでしょう。そうすることで相手に「しっかり対応してくれるんだな」と誠意を伝えることができます。

誤字脱字は禁止

通常のメールもそうですが、誤字脱字をしてしまうと相手の心証がより悪くなってしまう可能性があります。そのため、相手の名前や社名、役職名などは必ずチェックするようにしましょう。

謝罪メールで使用するフレーズ

ここでは、謝罪文でよく使われるフレーズをまとめてみました。それぞれのケースに合わせて紹介しておりますので、ぜひ参考にしてみてください。

軽い謝罪に使用するフレーズ

使用するケースとして小さなミスや、誤解を生んでしまったことに対するお詫びなどが挙げられます。改まって謝罪をするほどの大きなミスではなくてもお詫びの気持ちを表現したいときに使用するケースが多いです。

また、ビジネスシーンでは「すみません」「ごめんなさい」などの口語表現は控えましょう。

中程度の謝罪に使用するフレーズ

軽い謝罪では失礼にあたりそうなトラブルが起こったときに使用するフレーズです。軽い謝罪に使用するフレーズより丁寧な表現になっています。

重い謝罪に使用するフレーズ

ここでの表現はすべての非が自分にあり、相手に一切の責任がない場合に使用します。言い訳せずに素直に謝罪することが大切です。

謝罪メールの例文

ここでは、状況に応じた謝罪メールの文例を紹介いたします。相手や要件に合わせて、落ち着いて謝罪メールを送りましょう。
また「謝罪メールを送る際のポイント」で記述しましたが、文面や内容の正確さや簡潔さに関しては十分注意していきましょう。

社外向けの謝罪メール

謝罪メールを送るときに最も多いケースが、社外向けに送るメールです。相手対して、誠意をもって謝罪するためにも、素早く対応しましょう。

クレームがあったとき

納品・発送が遅延したとき

社内向けの謝罪メール

次に、社内向けの謝罪メールの例文を紹介します。
組織として仕事を行う以上、細かな連絡や報告は大切です。

不注意によるミスに対して

ここまで謝罪メールの例文について紹介してきました。

しかし、

・自分やメールの謝罪ではどうにもならない
・周りに迷惑をかけられない

などといった特殊なケースな場合は「ニコイチの謝罪代行」がオススメです。

謝罪代行とはあなたが希望する人に成りすまして、謝りたい相手に電話で謝罪をしてくれるサービスのことです。また、ニコイチでは一般的な電話代行会社や便利屋では対応できないような謝罪に関する悩みを解決することができる電話代行業者です。下記のような強みがあります。

詳しくはこちらの記事をチェックしてみてください。

 

まとめ

今回は、謝罪メールを送る際のポイントやフレーズなどを紹介してきました。

内容をまとめると以下の通りです。

特に大切なことは「スピード」です。問題を解消する前に、現状と対応策の報告をいち早く相手に伝えましょう。自らの非を素直に認めることで、相手に誠意が伝わります。

本記事で伝えた謝罪メールのポイントを押さえて、普段のメール以上に気を付けて対応するようにしていきましょう。