電話代行屋ブログ

部下の不手際を謝罪する時のコツと誠実な謝罪文

 

一歩間違えれば、クライアントの信用を失ってしまうミストラブル

上司と言う役割を担うということは、部下の面倒をみるという責任が発生します。

 

それは良い側面だけでなく、部下のミスが発覚した時には、いち早く先方に頭を下げる、またはお詫びの謝罪文を送らなければなりません。

 

監督責任の立場として、部下のミスは上司のミスと腹をくくり、いざというときのために知っておきたいところです。

 

では、誠意が伝わる謝罪文とは、どのようなものなのでしょうか?

今回は、部下の不手際が起きたときの誠実な謝罪のコツというものをご紹介します。

 

謝罪する前にしておきたいこと

 

謝罪の前に確認しておくべき事項があります。準備不足の状態で謝罪に行っても、逆に信頼を失いかねません。

ある程度、部下とのコミュニケーションをとって情報を共有しておきましょう。

 

この記事では、謝罪の前に知っておきたいことをご紹介します。

 

状況把握をする

 

一番最初にやるべきことは、状況把握です。

 

部下のミスに対して、〝なぜそのようなことが起きてしまったのか?〟という理由を聞いてみましょう。

 

そのあとに、〝今後どうしていくのか?〟の対策を明確にします。

 

相手にとっても、聞きたいことと言えば、謝罪の言葉ではなく、原因対策です。

 

〝原因と対策をしっかりと伝える〟そのような行動によって、〝この会社は、何かあった時でもちゃんと誠実に対応してくれる〟と相手の心に刻むことになるので、結果として信頼構築に繋がる可能性も高いのです。

 

 

弁解は不要

 

例え、何かしらの言い分があったとしても弁解は不要です。

言うタイミングがあるとすれば、相手に聞かれた時のみ。

 

謝罪時に説明をしてしまうと、全て言い訳に聞こえてしまうので、弁解はしないように注意が必要です。

 

スピード重視

 

謝罪をする際に、気をつけたいことは、スピードです。

 

スピードこそが、相手に対する誠実な態度として、一番伝わりやすいからです。

 

また〝鉄は熱いうちに打て〟と言う言葉がある通り、早いうちに対処しておくことで、トラブルの広がりを抑えることができます。

 

謝罪できるための情報が揃ったら、すぐに謝罪に応じましょう。

 

部下のミスを上司が謝罪する時のコツ

 

 

ミスを受けた相手の感情としては、このような推移になっています。

 

  • ミスを認めて謝罪してほしい
  • どのように問題を解決をするのか聞きたい
  • なぜ問題が起きたのかを知りたい
  • 今後も付き合いを続けて大丈夫なのか知りたい

 

このような感情を元に、今回は、そんな謝罪時のコツを5つご紹介していきます。

 

  1. まずは謝罪をする
  2. 今後の対応策を伝える
  3. なぜミスが起きたのか?経緯の説明をする
  4. 部下への教育を徹底することを伝える
  5. 最後にもう一度謝罪の言葉を

 

1、まずは謝罪をする

 

一番最初に相手にしなくてはいけないことは、とにかく謝罪をすること。

相手の気持ちを悪くする前に「この度は、大変申し訳ありませんでした。」と伝えることで、更なる問題の悪化に繋がる防衛策になります。

 

謝罪の際には「私の管理不行き届きにより」「上司である私の不徳の致すところです」といった言葉を付け加えましょう。

 

謝罪シーンでは、多くを語る必要はありません。

 

自分の非を認め、シンプルな言葉で謝ることで、誠心誠意がこもった謝罪になります。

 

直接謝罪に行く際には、部下と上司総出で謝罪に伺うことで、謝罪に対する真剣さが伝わるでしょう。

 

2、今後の対応策を伝える

 

謝罪の後は、経緯の説明をしたくなるところですが、場合によっては、ミスに対しての言い訳や弁解だと思われる可能性もあります。

 

謝罪後には、対応策を伝えることで、相手にとっても〝ミスをしてもちゃんと責任をとってくれているんだ〟という安心感につながります。

 

3、なぜミスが起きたのか?経緯の説明をする

 

対応策を伝えた後に、なぜミスが起きたのか?その経緯を伝えましょう。

相手側にとって、一番聞きたい内容こそがこの経緯の部分です。

 

改善策を伝えられることで、気持ちが、悲しみや怒りから安心と期待に変化します。

 

ポイントは、長ったらしいダラダラした説明はせずに、簡潔に伝えること。

そうすることで、誠実さが伝わります。

 

4、部下への教育を徹底することを伝える

 

社員教育を徹底することを伝えることで、先方の理解を得やすくなります。

相手の期待に応えるためにも、部下への教育を再度徹底していくことを伝えましょう。

 

5、最後にもう一度謝罪の言葉を

 

一番最後に、謝罪の言葉を伝えましょう。

最後にもう一度伝えることで、相手にも反省している気持ちが伝わるので、今後の展開もスムーズになりやすいでしょう。

 

お詫びメールを送る時の文章構成のポイント

 

部下のミスやトラブルがおきてしまった時に送るメールの文章構成のポイントは、先ほどの「部下のミスを上司が謝罪する時のコツ」と重複する部分もありますが、大切なポイントなので、チェックしておきましょう。

お詫びメールを送る際の文章構成のポイントは、以下の4つです。

 

  1. 件名は、重要性と内容がわかるものにする
  2. 冒頭には挨拶とお詫びの言葉を添える
  3. ミスがおきた原因や経緯を伝える
  4. 今後の対応について伝える

 

部下が不手際を起こした際のメールの例文

 

 

では、実際にメールで謝罪文を送る時の例文をご紹介します。

 

取引先企業宛て

 

件名:【重要】弊社社員の不手際へのお詫び

 

株式会社〇〇〇〇

 

〇〇部 課長 〇〇〇〇様

 

お世話になっております。

株式会社△△営業部の△△でございます。

 

昨日は、弊社の◇◇に、大変失礼な言動があったとのことで、誠に申し訳ございません。

 

すべて、私どもの監督不行き届きであり、お詫びの言葉もございません。

 

担当の物は厳しく言い聞かせましたので、何卒ご容赦の程、お願い申し上げます。

 

今後は、このような不手際のないよう、社員のマナー向上に努めてまいります。

 

取り急ぎ、お詫びを申し上げます。

 

合わせて読みたい

大きなミスには無数のミスが詰まっている可能性がある

 

 

誰でも平穏な毎日を送りたいと思っています。だからこそ、部下の大きなミスをなるべく起こさないようにしたい!そう思うのが当たり前ですよね。

 

しかし、部下の大きなミスが起きた時というのは、いきなり起きているわけではありません。

 

ハインリッヒの法則」という言葉を聞いたことがあるのではないでしょうか?

 

1件の重大事故の裏には29件の軽微な事故と、300件の無傷事故(ヒヤリハット)がある」というものです。

 

労働災害に関する法則ではありますが、どの業務でも当てはまります。

 

ヒヤリハットが起きなければ、軽微な事故は起きず、軽微な事故が起きなければ、重大な事故は起こりません。

 

つまり、小さなミスが起きた時点で、その小さな火花を消していれば、大きな火事にはならないのです。

 

 

謝罪に繋がる前には、実は小さなミスの積み重ねが原因としてあることを忘れないようにしたいものです。

 

部下に対して、振り返るいい機会かもしれません。日頃の小さなミスは無かったか?を確認しておきましょう。

 

自分ではどうしようもない時は謝罪代行サービスを使おう

 

とはいえ、自分一人の力では、どうしようもない場合には、第三者に頼るという選択肢もあります。

謝罪のプロである謝罪代行サービスを使えば、スムーズに解決することできます。

 

相談は何度でも無料なので、一人でモヤモヤしているのなら、話すだけでも心がスッキリするかもしれません。

 

ぜひ一度相談してみてはいかがでしょうか?

 

まとめ

 

どんなに気をつけていても、失敗がゼロということはありえません。

 

ミスは絶対にNGだというより、ミスはあるものだと認識を変え、部下がミスをした時の謝罪する対処法を知って備えておいた方が、少し気持ちも楽になるでしょう。

 

今回の内容を参考にしながら、万が一の時に備えておきましょう。

 

The following two tabs change content below.

株式会社ニコイチ代表

【記事監修】電話代行専門の便利屋で創業17年目を迎える会社社長です。心理カウンセラー資格所持。「退職代行」「謝罪代行」など業務に関わるテーマで、日々情報発信します。

最新記事 by 株式会社ニコイチ代表 (全て見る)

謝罪代行はニコイチへお任せください

ニコイチは電話代行専門の便利屋で創業17年目を迎える信頼できる会社です。
電話代行を専門業務としている会社で10年以上続いている便利屋はニコイチだけ!

1人1人のニーズに合わせてじっくりとお話を聞きながら最適なプランをご提案いたします。