【公務員辞退】スムーズに辞退する電話のかけ方とは？

公務員の内定辞退を考えているあなた。

「民間企業から内定が決まったので、公務員の内定を辞退したい…」
「内定辞退したいけどどのようにすればいいか分からない…」

と思っている方もいるのではないでしょうか。

内定辞退に関しては、民間企業と同様に内定辞退の意思や思いを誠実に伝えることができれば、穏便に済ませることができます。

今回は公務員の内定辞退をするときに気を付けるべきポイントを紹介します。

公務員の内定を辞退することについて

公務員は新卒の就職先としてとても人気です。
公務員は大きく分けて「国家公務員」や「地方公務員」などの区分による違いはありますが、共通して公務員試験を受けなければなりません。
一般的に公務員試験は難関であり、内定を獲得するには学術試験、面接などに合格しなければなりません。
またその内定の倍率も高く、厳しいものとなっています。

このように公務員の内定は狭き門であるので、公務員試験を合格するとそのまま就職する人が多いです。

しかし、公務員だからといって内定辞退できないということはもちろんありません。

内定辞退でトラブルにならないための注意点

ここでは内定辞退でトラブルにならないようにするポイントを紹介します。

内定が出るタイミング

公務員の内定が決まるタイミングは、試験合格発表後の内定通知書を受け取ってからになります。
内定辞退をするなら、内定通知がきた後になります。

一般的に民間企業の場合は最終面接の合格をもって内定と判断することができるでしょう。
しかし、公務員の場合は面接に合格すると採用候補者名簿に名前が載ります。ここでは内定は確約されていません。
採用候補者名簿は、採用する人材をリストアップした名簿であり、補欠合格の状態です。

そのため、公務員試験の合格と採用は別ですので、合格したから内定したということではないため、注意しましょう。

内定先に伝える期限

公務員を辞退するなら、いつまでに伝えるべきかを知っておくことが大切です。

公務員を辞退する場合の最終リミットは入社日の2週間前です。
これは公務員だけでなく、民間企業でも同様です。

例えば、新卒の人であれば基本的に入社日は4/1に設定されていることが多いでしょう。
そのため、その2週間前の3/17-3/18までに報告する感じになります。

ただ、基本的には内定辞退が決まったときには早めに申し出ることが重要です。
内定先の組織も内定者の就職に向けて準備を進めています。もし仮に入社日ギリギリに辞退することを伝えると、この準備が全て無駄になる可能性があります。
そのため、内定辞退を迷惑がかからないようにするためには素早く伝えることが重要です。

伝える時間帯

電話で連絡を入れるときは、内定先の営業時間内にかけるようにしましょう。
また営業時間内でも以下の時間を避けて、電話をするといいでしょう。

一般的に始業時間である8～9時の間や、昼食休憩の時間帯である12～13時の間、終業付近である17時～18時の間は電話がつながりづらいので、避けるべきです。

理想の時間帯としては午前10時～11時台、14時～16時の間だと比較的つながりやすいでしょう。

感謝や謝意をきちんと伝える

内定辞退を伝えるときは感謝や謝意を誠実に伝えることが大切です。

前述したように内定先は組織への受け入れも準備を進めています。
その上で、内定辞退をすることは少なからず、内定先に迷惑をかけることになります。

そのため、内定を出してくれたことに関してお礼とお詫びを誠意を込めて伝えることが大切です。

公務員で内定辞退の方法

内定先に内定辞退を伝える手段として電話、メールがあります。
基本的にわざわざ内定先に行って面と向かって伝える必要はありません。
また、昨今の情勢から直接会って話をすることは少なくなっています。

一般的に「この方法をしなければいけない」と決まっているわけでありません。
しかし、せっかく内定を出してもらったことを断るわけですから、一方的にメールで内定辞退することは失礼にあたります。
そのため、基本的に電話で連絡する方がいいでしょう。

電話

電話で連絡すべき理由として以下のような点があります。

メールや手紙などの文面と異なり、こちらの意図が正確に伝えることができます。
また直接話すため、相手に誠意を伝えることもできます。

内定辞退でトラブルにならないための注意点でも記載しましたが、電話をかける時間帯に注意しましょう。
電話をかける時間帯は基本的には始業時間、昼休憩、終業時間を避けて電話をしましょう。

コチラにも詳しく記載していますので、チェックしてみてください。

メール

次にメールで伝える場合は、電話をかけてからや繋がらなかった場合に送る方がより丁寧です。

メールで内定辞退を伝える場合は以下のポイントに気を付けるようにしましょう。

メールを読んでもらえるような件名にする

採用担当者は日々様々なメールのやり取りをしています。
基本的に件名をみて、どのような内容のメールなのかを判断しています。

そのため、件名にしっかり「内定辞退の連絡のメール」という内容を分かりやすく伝えることが重要です。

具体的に件名には「内定辞退のご連絡＋名前」を入れておくといいでしょう。

こちらの意図が伝わりやすいように文章構成にする

電話で伝えると違い、内定を出してくれたことに対して感謝と謝意を明記するようにしましょう。
そのため、相手に不快な印象を与えないように、しっかりと伝えるようにすることが大切です。

内定辞退を伝えるにあたって

今まで公務員で内定辞退をするときのポイントを紹介してきました。
ここまで読んだ人の中で

「何か言われそうで怖い…」
「電話することが分かったけど、実際に電話するのは億劫だ…」

という悩みを持っているかもしれません。

このよう悩みに対して、内定辞退代行サービスをお願いすることも一つの手段です。

言い出しづらいあなたの代わりに職場に辞める手続きをしてくれるサービスです。

詳しくはコチラの記事をチェックしてみください。

まとめ

今回は公務員が内定辞退をする際の電話をかける方法ついて紹介してきました。
この記事のポイントは以下の通りです。

一般的には内定辞退の期限は入社日の2週間前となっていますが、内定先の迷惑を考慮したとき、なるべく素早く連絡することが大切です。
連絡は電話でもメールでもいいですが、内定辞退の意向を正確に誠実に伝えることで、スムーズに辞退することができるでしょう。