電話代行屋ブログ

内定を辞退したらトラブル発生?気を付けるべきこととは

内定辞退を考えているあなた。

内定辞退をするときってどのようにしたらいい…?
内定を辞退して何かあったらどうしよう…?

と思ってしまう方も多いと思います。

しかし内定辞退は、きちんと企業に意思や思いを誠実に伝えることができれば、両者穏便に済ませることができます。

今回は内定承諾後の辞退の内容やトラブルを回避する上で気を付けるポイントを紹介します。

内定辞退について

内定辞退とは

内定辞退とは、就職活動中で企業から得た採用を自分の都合で辞退することです。

企業側も採用コストや面接などの手間をかけて内定を出しています。
そのため、内定辞退を伝える際は、納得する理由やマナーをもってしなければいけません。

内定辞退でトラブルにならないための注意点

ビックリマークここでは内定辞退で企業側とトラブルにならないようにするためのポイントを紹介します。

・内定辞退を企業に伝える期限
・実際に内定辞退を企業に伝える時間帯
・感謝や謝意をしっかりと伝える

また、内定辞退は基本的に内定先の企業からの印象は悪くなることは覚悟しておきましょう。

内定辞退を企業に伝える期限

内定を辞退する場合、いつまでに返事をするべきかのでしょうか。

前述いたしましたが、会社側は内定を出すまでに費用や準備などによる時間がかかっています。
そのため、内定を辞退する場合は、早めに連絡をすることが大切です。

なるべく早く、内定が出てから5日以内に連絡することが大切です。

また事情によって5日以内に判断できない場合は入社日の2週間前までには内定辞退の連絡を入れるようにしましょう。

例えば、新卒の人であれば基本的に入社日は4/1に設定されていることが多いでしょう。
そのため、その2週間前の3/17-3/18までに報告する感じになります。

また連絡の入れ方は次の章で紹介します。

実際に内定辞退を企業に伝える時間帯

連絡を入れる際は、内定先の営業時間内に行いないましょう。
またその際に、営業時間でも以下の時間帯もを避けるようにしましょう。

・出社、退社間際
・お昼休憩

一般的な企業の昼休憩は12:00~13:00の間が多いです。

例えば、内定先の営業時間が9:00~18:00の場合。10:00~12:00、13:00~17:00くらいに連絡を入れるのがベストでしょう。

感謝や謝意をしっかりと伝える

感謝や謝意を誠実に伝えることが大切です。

前述したように企業は内定を出すまでに費用と時間をかけています。
そのため、誠意を込めて謝罪をすることで、内定先会社とのトラブルを回避することができるでしょう。

言葉遣いにも十分に気を付けましょう。

内定辞退の方法

内定先に内定辞退を伝える手段として主に電話、メール、手紙があります。

基本的にどの方法でしなければいけないのかルールとして決まっているわけではありません。
しかし、誠意を伝えることが何よりも大切であるため、電話で連絡する方がいいでしょう。

一番丁寧な方法としては電話を入れて、その後にメールか電話でお礼と内定辞退の意を伝えるものです。

ここでは、それぞれの方法のポイントを紹介していきます。

・電話
・メール
・手紙

電話

電話をする際に、気を付けるポイントを下記に記載しました。

・感謝と謝罪の言葉を伝える
・内定辞退する理由について

感謝と謝罪の言葉を伝える

内定先に電話をかけたあとに、自分から名前を名乗り、採用担当者に取り次いでもらいます。
採用担当者に代わったのち、内定のお礼と辞退の謝意を伝えましょう。

内定辞退する理由について

内定辞退の理由を聞かれなければ詳細を話す必要は特にありませんが、理由を聞かれたときにすぐに伝えることができるようにしましょう。

大前提として会社を批判することはNGです。
企業の不満や感じたことを理由にしてしまうと、揉めてしまう可能性がありますので十分に注意が必要です。
なるべくポジティブな内容の理由を答えるようにしましょう。

また、トラブルにならないための注意点でも記載いたしましたが、時間帯には注意しましょう。
始業時間や終業時間、昼休憩の時間帯は避けて電話するようにしましょう。

コチラにも詳しく記載していますので、チェックしてみてください。

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メール

メールは電話が繋がらなかった場合に送るようにしましょう。
またメールを送付する際には、事前に電話していたことも合わせて伝えるといいでしょう。

メールで内定辞退を伝える場合は、以下のポイントに注意するようにしましょう。

・内定辞退のメールであることを伝える
・本文に内定辞退をする内容を詳しく記載する
・内定をいただいたことに対しての感謝と謝意を述べる

詳しくみていきます。

内定辞退のメールであることを伝える

採用担当者は基本的にクライアントとのやりとりをはじめ、営業メールの受信など日々行っております。
メールの件名でどのような内容のものであるか判断しているので、しっかりと記述しないと採用担当者に気づかれず、埋もれてしまう可能性があります。
そのため、メールの件名でどのような内容のメールであるかを分かるようにしておくことが重要です。

具体的には「内定辞退のご連絡」+「自分の名前」を入れておくといいでしょう。

内定辞退をする内容を正しく記載する

件名で内定辞退をする内容を記載したうえで、メールの本文でも内定辞退の意をしっかりと明記します。

またこの際に合わせて内定をいただいたことに対しての感謝と謝意を述べるようにしましょう。
前述しましたが、企業側は内定を出すまでに費用と時間などのコストをかけているので、謝と辞退することに対して申し訳ないという気持ちを伝えるといいでしょう。

手紙

手紙を送る場合は、電話やメールで連絡をした後、極力すぐに送ることが望ましいです。
また手書きで書くと企業側に誠意の気持ちが伝わり、トラブルの回避に繋がります。

また手紙の内容はメールの内容と同じでも特段問題はございませんが、一工夫を付け加えることをオススメします。

内定辞退を伝えるにあたって

今まで内定辞退に関して、紹介してきました。
ここまで読んだ人の中で

損害賠償を請求するぞと脅される…
内定先に問い合わせても、機嫌が悪く怖い…

という悩みを持っているかもしれません。

このような悩みを持っているとあなた自身
そのため、内定辞退代行サービスをお願いすることも一つの手段です。

・即日対応可能
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言い出しづらいあなたの代わりに職場に辞める手続きをしてくれるサービスです。

詳しくはコチラの記事をチェックしてみください。

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まとめ

今回は内定承諾後の辞退の内容やトラブルを回避する上で気を付けるポイントを中心に紹介してきました。

・内定辞退をするときはしっかり誠意と謝意が伝わるようにする
・企業に伝える際は電話で伝える方が丁寧な印象を与える
・自分で電話をかけることが難しい場合は、電話代行業者に伝えるのも一つの手

内定辞退をすることはせっかく内定を出してくれた企業に対して申し訳ない気持ちになりますよね。
しかし、企業側も入社準備や研修の準備などをしていることでしょう。そのため、辞退をすることを決めたときにすぐに連絡をすることが何よりも重要です。

しっかりと誠意が伝われば、双方円満に内定辞退をすることができるはずです。
もし何かしらの事情があり、自分で連絡をすることが出来ない場合は電話代行業者に頼むことも一つの選択肢です。

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株式会社ニコイチ代表

【記事監修】電話代行専門の便利屋で創業17年目を迎える会社社長です。心理カウンセラー資格所持。「退職代行」「謝罪代行」など業務に関わるテーマで、日々情報発信します。

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