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リファレンスチェックを拒否される理由とおすすめの対処法

会社の面談イメージ

 

リファレンスチェックとは、「身元照会」という意味で、採用候補者の前職での勤務態度や能力、生活態度等について、身近である関係者に聴き取りをすることを表します。

 

海外では、珍しくないものですが、日本ではまだまだ馴染みのないものです。

 

しかし、近年内定後の離職率が増加しています。

 

今回は、採用候補者と会社側それぞれが、内定後に〝こんなはずじゃなかった・・〟とギャップに苦しむことを防ぐために生まれた「リファレンスチェック」についてご紹介します。

 

リファレンスチェックとは何か、拒否された場合の対処法なども解説していますので、ぜひ最後までチェックしてみてください。

 

リファレンスチェックとは?

履歴書のイメージ

 

冒頭にもお伝えした通り、リファレンスチェックとは「採用候補者の身元照会」になります。

 

前職での就職候補者の働く姿勢や勤務態度、能力について、上司等の関係者から聞きとりをして、信用の担保をする作業です。

 

就職のための書類審査や短時間での面談では、分かり得なかったことを事前に知っておき、就職後のトラブルを未然に防ぐための取り組みです。

 

また、学歴や経歴などの詐称がないか?また、トラブル等の有無などもあわせてチェックすることができます。

 

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リファレンスチェックのステップ

 

リファレンスチェックの流れ

 

リファレンスチェックをするにあたり、どのような流れになっているのか?をステップでご紹介します。

 

ステップ1、最終面談の前にリファレンスチェックを行う

ステップ2、リファレンスチェックを行う旨を採用候補者に同意を得る

ステップ3、リファレンスチェックでの情報の扱いに注意

 

ステップ1、最終面談の前にリファレンスチェックを行う

 

リファレンスチェックを行うタイミングは、とても重要です。

 

なぜならば、一度内定をした人を内定を取り消すというのは、とてもハードルが高いことだからです。

 

内定の取り消しをする際は、相応の理由がないと認められません。

それどころか、違法行為に該当することだってあります。

 

ステップ2、リファレンスチェックを行う旨を内定候補者に同意を得る

 

リファレンスチェックを行う際には、内定候補者の同意を得る必要があります。

 

もしも、内定候補者本人の同意を得られないまま、リファレンスチェックを行えば違法行為になってしまいます。

 

リファレンスチェックを行う際は、目的や使途をしっかりと説明して、本人の同意を得てから実施するようにしましょう。

 

ステップ3、リファレンスチェックでの情報の扱いに注意

 

内定候補者の情報は「個人情報保護法」という法律で守られています。

 

そのため、個人情報の取り扱いには注意が必要になります。

 

個人情報の漏洩が起きないよう、リファレンスチェックで得られた情報を適切に管理する仕組みを作っておきましょう。

 

リファレンスチェックで確認される内容とは?

書類をチェックする男性のイメージ

 

実際にリファレンスチェックで聞かれる内容はどんなものなのか?を確認します。

 

大まかに分けると「経歴、能力スキル、人間関係」の項目にわかれます。

 

経歴

 

経歴については、一般的な学歴、職歴などです。

受賞歴、昇進、昇格、犯罪歴や懲戒処分などの経歴も含みます。

 

能力スキル

 

マネジメントスキル、コミュニケーションスキル、情報処理スキルなどの一般的な能力スキルにプラスして、専門スキルも加味されます。

 

人間関係

 

職場の人間関係や、取引先の人間関係が円滑だったか?公私混同していなかったか?プライベートを仕事に持ち込んで業務に支障がなかったか?などをチェックします。

 

リファレンスチェックは拒否できる?

 

リファレンスチェックは、拒否することができるのでしょうか?

 

結論から言えば、拒否することができます。

 

その理由は様々ですが、当然のことながら依頼された側に「リファレンスチェックを行わなければならない義務」はありません。

 

リファレンスチェックを拒否される理由

 

NGと書かれたイメージボード

 

リファレンスチェックを依頼した際に、100%全員が気持ちよく引き受けてくれるわけではありません

中には、リファレンスチェックを拒否される場合もあります。

 

では、リファレンスチェックを拒否される理由とはどんな理由なのか?を見ていきましょう。

 

内定候補者に拒否される理由

 

内定候補者本人が、リファレンスチェックを拒む理由としては以下の3点が挙げられます。

 

  • 会社に転職活動をしていることがバレたくないから
  • 会社の上司との折り合いが悪くネガティブな情報を回答される不安があるから
  • 履歴書を詐称している情報であることがバレたくないから

 

です。

 

リファレンスチェックを行う人に拒否される理由

 

内定候補者の元職場の上司や企業に回答を拒否されてしまうということがあります。

 

その理由としては

 

  • 退職して欲しくない
  • 個人情報を外部に漏らしてしまうことへの抵抗感
  • 業務が忙しくて時間が取れない
  • 候補者との関係性が悪いため協力意識が低い
  • 他人の人生を左右する責任を負い被さりたくない

 

などといった理由が多く挙げられます。

 

リファレンスチェック拒否された時の対処法

 

にこやかに話す女性社員のイメージ

 

それでは、リファレンスチェックを拒否された時には、どうすれば良いのでしょうか?

その対処法を解説します。

 

リファレンスチェックを拒否した理由を聞いてみる

 

内定候補者本人、元職場の上司や企業など、拒否した理由をじっくり聞いてみることをおすすめします。

 

何が拒否理由なのか?をしっかりと突き止めることで、次の一手を探すことが可能になります。

 

問題解決できそうな理由であれば、解決策を提案することもできるでしょう。

 

別の依頼者がいないかを確認する

 

依頼を予想していた上司が、リファレンスチェックを拒否している場合、他にリファレンスチェックを行ってくれそうな候補者がいないか探してみましょう。

 

部下や取引先など、内定候補者本人との関係がある人を洗い出してみることで、新たな発見があるかもしれません。

 

リファレンスチェックを拒否されないために今できること

 

女性社員との面談イメージ

 

リファレンスチェックを拒否されないためには、どうしたらいいのでしょうか?

そのための工夫をお伝えします。

 

初期段階で内定候補者本人に伝えておく

 

リファレンスチェックを実施することを早めに伝えておくことで、書類や面接時のおいて経歴詐称を防いだり、急にリファレンスチェックを拒否されるということを防ぐことができます。

 

本人にとってのリファレンスチェックを行うメリットを提示する

 

リファレンスチェックを行うことで得られるメリットがあるということもしっかりと伝えることで、拒否される確率がグンと下がります

 

リファレンスチェックを行うことで得られるメリットとしては、

 

  • 書類や面談時にアピールできなかった強みを伝えられる
  • 自分の特性や強みや経験にあった場所に配属される可能性が高まる
  • 本人と企業側それぞれが入社後に起きるミスマッチを未然に防ぐことができる

 

ということを伝えておくことで、リファレンスチェックを拒否されるという事態を防ぐことが可能です。

 

まとめ

 

今回は、「リファレンスチェックを拒否される理由と対処法」について解説しました。

 

リファレンスチェックは、内定候補者の人なりや能力や適正を把握するのに欠かせないものです。

 

採用後、内定候補者本人と企業側のミスマッチが起きないよう、リファレンスチェックの流れを把握し、事前にやるべきことを伝え、できるだけ応じてもらえる工夫をしておきましょう。

 

企業と採用者との素敵な出会いがありますように!

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株式会社ニコイチ代表

【記事監修】電話代行専門の便利屋で創業17年目を迎える会社社長です。心理カウンセラー資格所持。「退職代行」「謝罪代行」など業務に関わるテーマで、日々情報発信します。

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