電話代行屋ブログ

【状況別欠勤メール例文付き!】会社を休む時の適切な連絡方法とは?

「体調が悪くて休みたいけど、電話もかけられないほどしんどい」
「今日はどうしても会社に行きたくない、、、」
「身内に不幸があって今日は出社するのが厳しい」など

どうしても仕事を休まなければならない急遽会社に行くことができないというような状況がみなさんにもきっとありますよね。

会社を休む時はもちろん速やかに、電話やメール等で欠勤連絡をしなければなりません。
しかし、当日や前日に突然休むとなると、やむを得ない事情であっても迷惑をかけてしまうという不安でいっぱいになってしまいますよね。
そして、当日欠勤が申し訳なくて、電話で直接言いづらいと感じる方も多いのではないでしょうか。

きちんとした理由を伝えることができれば、上司や同僚からの理解を得ることができ、きっと気まずい思いも解消されるはずです!

今回は会社を休む時の状況ごとの適切な連絡方法とメールで伝える際の例文をご紹介します。

1.会社を休む時の適切な連絡方法

会社を休む時の適切な連絡方法

〈本来、電話で伝えるのがベスト〉

やむを得ず会社を休まなければならない時は、電話で理由を直接伝えるのが基本とされています。
きっと「会社に直接電話したくない」などと感じる方もたくさんいらっしゃると思いますが、可能な限り自分で直接伝えましょう
自分で直接電話をすることで、体調の悪さや、状況の深刻度が伝わることもあります。そして、休みの分の業務の引継ぎなどもスムーズに行えるため、トラブルや不測の事態を未然に防ぐことができます。

また、連絡は始業前にするのが良いでしょう。始業してから連絡をしてしまうと寝坊や無断欠勤と勘違いされてしまったり、上司や同僚をより心配にさせるだけでなく、迷惑をたくさんかけてしまうことになってしまいます。遅れての連絡だと印象も悪くなってしまうので、今後の出勤がしづらくなってしまいますので注意しましょう。

〈電話以外の連絡方法って?〉

会社や働き方によっては、LINE・メール・チャットでの欠勤連絡が可能なところもあります!
会社指定のツールで会社を休む理由を伝えましょう。
しかし、LINE・メール・チャットでの欠勤連絡がやむを得ない理由がない限り、
NGな会社も存在しますので注意が必要です。

自分の会社がどの連絡手段で欠勤連絡が可能かあらかじめ調べておくことをおすすめします!

電話以外のツールで欠勤連絡できるやむを得ないケースは、
声が出ない程の体調の悪さ2日目以降の欠勤連絡
に限られるかと思います。

つまり、電話以外の他ツールでの欠勤連絡は推奨されていたり、許可されている場合以外は、避けましょう。

2.欠勤連絡をメールでする際の書き方とポイント

2. 欠勤連絡をメールでする際の書き方とポイント

とは言っても、電話で直接当日欠勤の連絡をしたくない方もいらっしゃいますよね。無断で当日欠勤するよりかは、メールやチャットなどで伝えたほうが自分のためにも会社のためにもなります。

欠勤連絡を上司にメールで送る際には、ビジネスマナーに沿って、失礼のない誠意のある文章であることが望ましいです。
そして、欠勤連絡は必ず始業前にしましょう

〈メールに入れるべき内容〉

  1. 件名に要件と自分の名前を入力
  2. どんな理由で会社を休むのか明確に記載
  3. 欠勤する予定の日数
  4. 欠勤時の業務の引継ぎ事項
  5. お詫びの言葉
  6. 署名(名前・所属部署・メールアドレス等)

〈欠勤メールのポイント〉

欠勤メールは、休むことが分かったら1分1秒でも早くメールを送りましょう。始業時間ギリギリに欠勤の連絡を入れることは失礼にあたりますし、心配をかけてしまいます。メールの読み手側のことを考えて、始業時間の1時間前にはメールを送信しましょう。

会社を休む理由は完結に記載しましょう。その時に、電話ではなく、メールでの欠勤連絡になった理由を添えるとより良いです◎

また、休みをいただく際の敬語で注意したいのが、「お休みさせていただきます」「お休みをいただきます」です!「休み」に「お」を付けると尊敬語になるので、休みをいただく立場なのに自分を敬うことになってしまいます。そのため、「お」は付けずに「休ませていただきます」を使用しましょう。

3.状況別欠勤メールの例文

状況別欠勤メールの例文

〈体調不良で仕事を休む場合〉

件名:【勤怠連絡】体調不良のため欠勤致します 所属部署名○○ 氏名□□

○○部 □□部長

おはようございます。
○○部□□です。

大変申し訳ありませんが、昨晩から体調が悪化し、
[今朝の体調(症状や体温)]のため出社が難しい状態です。
本日(欠勤日数)は静養したく、欠勤させて頂いて宜しいでしょうか。
(直接お電話すべきところですが、取り急ぎメールにてご連絡いたしました。)

急ぎの連絡はメールや携帯電話をいただけると幸いです。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
以下、引継ぎ業務がある場合

(引継ぎ相手にも連絡した場合)
なお、今日の△△の件につきましては
□□さんへ引き継ぎをお願いしております。

(引継ぎ相手に連絡をしていない場合)
以下の〇点、フォローをお願いできますでしょうか。

・業務の引継ぎ内容

・業務の引継ぎ内容

(ミーティングや訪問がある場合)

また、本日午後〇時よりミーティングの予定でしたが、
このあと、私から延期のお願いのお電話を致します。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

皆さまにはご迷惑をかけることとなり、誠に申し訳ございません。
何卒、よろしくお願いいたします。

所属部署名○○

氏名□□

〈身内の不幸で仕事を休む場合〉

件名:忌引き休暇取得のお願い 所属部署名○○ 氏名□□

○○部 □□部長

おはようございます。
○○部□□です。

直接お電話すべきところですが、取り急ぎメールにてご連絡いたしました。
以下ご報告申し上げます。

△月×日に私の祖父(故人氏名)が永眠いたしました。
つきましては、◯月×日~◯月△日まで忌引き休暇の取得をお願いしたく、
連絡させていただきます。

期間:◯◯年◯月◯日(曜日)~◯月◯日(曜日)

故人氏名:◯◯ ◯◯◯
続柄:祖父
通夜:◯月◯日(曜日)◯時~
告別式:◯月◯日(曜日)◯時~
式場:◯◯◯
(分かる範囲で記載しましょう)

なお、忌引き休暇中は私の携帯(◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯)まで、
ご連絡いただけると助かります。

突然の連絡となりご迷惑をかけることとなり、誠に申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。

所属部署名○○

氏名□□

〈家庭の事情で仕事を休む場合〉

件名:【勤怠連絡】家庭の事情により欠勤致します 所属部署名○○ 氏名□□

○○部 □□部長

おはようございます。
○○部□□です。

大変申し訳ありませんが、
家庭の事情(可能な限り詳しく)例:本日子どもが熱を出してしまい】のため
本日(欠勤日数)出勤できなくなってしまいました。

急ぎの連絡はメールや携帯電話をいただけると幸いです。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
以下、引継ぎ業務がある場合

(引継ぎ相手にも連絡した場合)
なお、今日の△△の件につきましては
□□さんへ引き継ぎをお願いしております。

皆様にはご迷惑をお掛けして申し訳ありません。
何卒よろしくお願い申し上げます。

(引継ぎ相手に連絡をしていない場合)
以下の〇点、フォローをお願いできますでしょうか。

・業務の引継ぎ内容

・業務の引継ぎ内容

また、本日午後〇時よりミーティングの予定でしたが、
このあと、私から延期のお願いのお電話を致します。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

突然の欠勤で皆さまにはご迷惑をかけることとなり、誠に申し訳ございません。
何卒、よろしくお願いいたします。

所属部署名○○

氏名□□

〈急な事故で仕事を休む場合〉

件名:【勤怠連絡】急用のため欠勤致します 所属部署名○○ 氏名□□

○○部 □□部長

おはようございます。
○○部□□です。

大変申し訳ありませんが、
【緊急性が高くその場で対応しなければならない理由(可能な限り詳しく)
例:出社の途中で車が故障してしまいました。

これより修理などの手配を行うため午前中は休ませていただきます。
また午後の出勤については、修理の手配が完了次第、
改めてご相談のご連絡させていただきます。】

急ぎの連絡はメールや携帯電話をいただけると幸いです。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
以下、引継ぎ業務がある場合

(引継ぎ相手にも連絡した場合)
なお、今日の△△の件につきましては
□□さんへ引き継ぎをお願いしております。

皆様にはご迷惑をお掛けして申し訳ありません。
何卒よろしくお願い申し上げます。

(引継ぎ相手に連絡をしていない場合)
以下の〇点、フォローをお願いできますでしょうか。

・業務の引継ぎ内容

・業務の引継ぎ内容

また、本日午後〇時よりミーティングの予定でしたが、
このあと、私から延期のお願いのお電話を致します。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

皆さまにはご迷惑をかけることとなり、誠に申し訳ございません。
何卒、よろしくお願いいたします。

所属部署名○○

氏名□□

まとめ

まとめ

不測の事態は誰にでも起こりますし、健康管理に気をつけていても体調不良にもなってしまいます。病気になっても無理して出社すると移す可能性だってあります。
有給を使うことは当然の権利ですし、休むのも仕事のうちと考え、その時は潔く休みましょう。

ただ、どんな理由であろうと欠勤の旨は必ず会社に連絡しましょう。
無断欠勤することで上司や同僚を心配させてしまうだけでなく、業務が滞ってしまいトラブルに繋がってしまう可能性があります。会社の方々に迷惑をかけないよう、どんな手段でも良いので「今日は出勤できません」と伝えることが大切です。

メールで欠勤連絡をする際は、状況別欠勤メールの例文を是非参考にしてみてください!

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