電話代行屋ブログ

会社を休む際に心得るべき【電話連絡のマナー】でデキる大人に

「体調が悪くなってしまい、会社を休まないといけない…」

「上司に連絡しないといけないが、いつ電話をかければいいか分からない…」

このように体調不良だったり、不測の事態になったりして誰しも会社を休むことがありますよね。

でもその際に、「どのように電話をかければいいか分からない…」「何を伝えないといけないか分からない…」という方もいるのではないでしょうか?

本記事では、会社を休むことを電話で連絡するときに心得るべきマナーや方法をご紹介していきます。

会社に電話をかける前に

スマホ

会社に連絡をする前に、伝える内容や理由をまとめておきましょう。また電話で連絡するため、短く簡潔に伝える方が望ましいです。

勤めている会社がチャットやメールの習慣がある場合

会社によっては普段の連絡手段がメールやSlackやChatworkなどのチャットツールをメインで使用している場合があります。そのため、欠勤連絡がどのようにされているのかを事前に確認し、前例に従うようにするのがいいでしょう。

電話をかけるときのマナー

会社を休むために電話をかけるとき、「誰に」「いつ」電話をかければいいか分からない方もいるのではないでしょうか?

そこで、ここではこれから会社に連絡しないといけないときにどのようにするのかを紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

電話をするタイミングに気を付ける

当日会社に休みの電話をする場合、すぐに連絡するようにしましょう。

基本的に会社を休まなければならない理由が発覚したときそのような状況になったときに会社に連絡を入れます。

もし始業時間ギリギリに連絡をしてしまうと、「本当なのか?」「嘘をついているのではないか?」と思われてしまう可能性があります。そのため、連絡する時間には気を付けましょう。

基本は直属の上司に連絡

会社を休む場合は、あなた自身で上司に直接連絡をすることが基本です。

ただ、会社や職場によってルールやマニュアルが異なると思いますので、そちらを優先するようにしましょう。そのため、事前に確認することが望ましいです。

上司が不在の場合

もし上司に連絡がつかない場合は、同僚や他の方に伝言を頼みましょう。休む理由や現状、仕事に関することなどを伝えましょう。その上で改めて自分から上司に電話をかけ直すようにしましょう。

会社を休むときの注意点

・無断欠勤をしない
・始業時間を過ぎてから連絡をしない
・嘘をつかない
・復帰時にお礼の気持ちをしっかり伝える

無断欠勤をしない

社会人のマナーとして必ず会社や上司に連絡を入れるようにしましょう。

もし無断欠勤をしてしまうと、信頼関係を失うきっかけになる可能性があります。

また、会社や職場によっては減給などの罰則もあるかもしれません。

始業時間を過ぎてから連絡しない

始業時間を過ぎてから電話かけるのはNGです。

「電話をかけるときのマナー」でも記述しましたが、会社を休まなければいけないことが分かったらすぐに連絡をするようにしましょう。

嘘をつかない

会社を休むための理由で嘘をつかないようにしましょう。

し嘘だと発覚した場合、あなた自身の価値や信用を下げてしまいます。

また、その後の社内での居心地も悪くなる可能性があります。

復帰時にお礼の気持ちをしっかり伝える

どんな理由であっても、会社を休むことで上司や同僚などに少なからず迷惑をかけることになります。

そのため、休み明けには必ずお礼の言葉を伝えることが大切です。

また、そのようにすることで、周囲との人間関係が良くなったり、次に休むときでもフォローしてもらいやすくなったりします。

電話をかけるときのポイント

電話では、分かりやすく簡潔に伝えることが大切です。

そのため、以下のポイントを押さえましょう。

・休んでいいか尋ねる形にする(断言しない)
・休む理由
・今の仕事の状態
・必要な引き継ぎ
・休んでいる間、代理を立てる必要がある業務があれば伝える
・出社の目安

特に注意することは「休みます」と断言しないことです。基本的に休むかどうかの判断はあなた自身ではなく、上司が判断するものであるとされているからです。そのため、必ず「お休みをいただいてもよろしいでしょうか?」と疑問形にするようにしましょう。

例文

ここでは、上記で説明したポイント踏まえて、実際に電話で使える例文を紹介します。

「どのように伝えればいいか分からない…」という方はぜひ参考にしてみてください。

また、会社を休む理由や根拠がしっかりと伝わるように心掛けましょう。

①体調不良の場合

おはようございます。
〇〇(名前)です。
申し訳ありませんが、一昨日の土曜日から体調が良くない状況です…。そのため、本日お休みをいただくことは可能でしょうか?また、本日の□□の業務を△△さんにお願いするつもりです。
引き続きよろしくお願いいたします。

②事故が起きた場合

おはようございます。
〇〇(名前)です。
実は本日会社に向かう途中で自転車と接触事故がありまして、これから病院に行くところです。
検査結果次第ですが、もしかすると、本日は出勤することが難しい可能性があります。
そのため、本日お休みをいただけますでしょうか?

③身内の不幸の場合

おはようございます。
〇〇(名前)です。
実は、昨日祖父が他界いたしまして、実家の□□県に戻らなければいけません。
そのため、休暇をいただきたいのですが、よろしいでしょうか?
また、次回出社日は来週月曜日以降になりそうです。逐次連絡させていただきます。
業務に関しては△△さんに依頼しております。
よろしくお願いいたします。

④家族の事情で休む場合

おはようございます。
〇〇(名前)です。
昨晩から子どもが熱を出しておりまして、今も熱が続いているため病院に連れて行こうと考えています。そのため本日お休みをいただきたいのですが、可能でしょうか?
明日以降の出社に関しましては診察結果後、改めてご連絡いたします。また、本日予定していた業務は△△さんに依頼しております。よろしくお願いいたします。

休む事例

人物設定は兄でよろしくお願いします。店長への電話になります。雇用形態はアルバイトです。元々持病持ちであり、それは伝えてあるので、それに沿ったもので考えてます。両親とは折り合いが悪く、家庭環境が悪いことを少し話しているので、兄が1番自然だと思っています。もし兄からの電話で不審に思われたら、両親との折り合いが悪いので、とお伝えして欲しいです。持病というのが、血圧が急激に下がってしまい過呼吸になってしまうのと、無汗症で汗をかけないので体温が上がってしまうものです。電車通勤なので、12時からの出勤で店舗まで向かったが電車の中で具合が悪くなり「市役所駅」で兄に迎えに来てもらい、かかりつけの「第一病院」にいるということでお願いします。具合が悪く話せないので落ち着いたら本人から連絡をさせる、ということと丁度、家庭の都合で16日から20日までお休みを頂いているので念の為明日もお休みを頂き、21日からの出勤、ということをお伝えして欲しいです。

 

駅員になりすまし欠勤の連絡をお願いします。

駅のホームで体調不良(胃を抑え込んでいる状態)を訴え現在休憩室で休んでおり電話できる状況では無いため本日休む旨伝えて欲しいと伝言を受けたためお電話しましたと伝えて欲しいです。

 

どうしてもの場合は・・・

ここまでで会社を休む際に電話で連絡をする方法や注意点を紹介してきました。

でも、中には

「会社に連絡をするのが憂鬱だ…」

「上司や同僚の反応が怖い…、話したくない…」

と思う方もいるかもしれません。

そのような方は「ニコイチの休む電話代行」を利用してみるのも1つの手です。

休む電話代行は、会社を休みたいあなたに代わりに会社に電話をするサービスです。

例えば、身内や友人などの第三者になりすまして会社に連絡を入れることが可能です。

まとめ

本日は会社を休む際の連絡を電話でする場合の注意点などの紹介いたしました。

下記に今回の記事内容をまとめました。

・会社を休まなければいけないことが発覚したときに、すぐに上司に連絡を入れること
・上司に休む連絡を入れるときは、「お休みをいただくことができますか?」など許可を請う表現を使うこと
・電話代行サービスで連絡をするのも1つの手。

会社を休むことは誰しもあることです。だからといって嘘をついてしまうと、あなたの信用も下がりますし、その他の人の業務に支障が出る可能性あります。

そのため、今回紹介した注意点やマナーをしっかり確認して電話をするようにしましょう。

最後に

電話すること自体が憂鬱に感じたり、会社の方と話すことが嫌に感じたりする方は電話代行サービスを検討してみましょう。

The following two tabs change content below.

株式会社ニコイチ代表

【記事監修】電話代行専門の便利屋で創業17年目を迎える会社社長です。心理カウンセラー資格所持。「退職代行」「謝罪代行」など業務に関わるテーマで、日々情報発信します。

最新記事 by 株式会社ニコイチ代表 (全て見る)

休む電話代行はニコイチへお任せください

ニコイチは電話代行専門の便利屋で創業17年目を迎える信頼できる会社です。
電話代行を専門業務としている会社で10年以上続いている便利屋はニコイチだけ!

1人1人のニーズに合わせてじっくりとお話を聞きながら最適なプランをご提案いたします。