電話代行屋ブログ

【例文あり】社会人の基本!上司に送る早退メールの書き方

「家族が倒れた」

「子供が熱を出してお迎えに行かなければいけない」

どうしても早退をしなければいけない時がありますよね。

早退には上司の許可が必要ですが、メールをお送るときどうやって送るか悩んでしまうと思います。

今回の記事では早退する際のメールの書き方と、早退後の注意点をまとめてご紹介します。

例文つきなので、自分の状況に当てはめて使用してくださいね。

早退の依頼メールの書き方

メール

まずは早退する際に送るメールの書き方やポイントについてご紹介します。

早退することは良くないという認識の方がいると思いますが、早退も「労働者の権利の一つ」です。

そのため理由があり早退することは法律上問題ないですが、上司や同僚の協力が合って早退ができるということを忘れないようにしましょう。

point①:早退理由を必ず記載すること

仕事をしている途中で急に体調が悪くなった、子供が熱を出し急に保育園へお迎えが必要になったなど急用で早退しなければいけないこともあります。

早退連絡のメールを送る際には、どんな理由でも早退理由を記載するのがルールです。

また「時間」も忘れずに記載してください。

「本日早退します」のみだけの理由のないメールを送ってしまうと、何か怪しいことがあると思われ、
最悪の場合、信頼を失うことになるので気を付けましょう。

また自己判断で早退をすると、「いきなりいなくなってしまった」「どこに行った?」と心配をかけてしまいます。
あなたの行動が上司や同僚の仕事にも大きく影響するという認識を持ちましょう。

point②:詳細がわかり次第引継ぎ連絡をする旨を記載する

「家族がいきなり倒れてしまった」などの家族に事故や不幸が起きてしまった時、誰しも急いでその場に向かうと思います。

通常早退する時には、詳細な仕事の引継ぎを行ってからですが、今回のようなケースの場合は引継ぎが難しいですよね。

そんな時には状況を伝えて簡単な引継ぎのみをし、細かい部分の内容は状況が落ち着いてからメールや電話でする旨を伝えておきましょう。

point③:連絡が取れる電話番号を記載する

急用で早退をした場合、状況によってはその後数日間休まなければいけない可能性もあります。

あなたの代わりに仕事をしてくれている同僚が、取引先情報を聞いてきたり上司が状況確認の連絡をしてくることもあります。

そのため必ず連絡が取れる自宅や携帯の電話番号をメールで記載するようにしましょう。

また状況がわかったら、現在の状態や今後のことなどをメールや電話で伝えることを記載しておくものポイントです。

次に早退連絡をする際のメールの例文をご紹介します。

例文①:体調不良の場合

件名:早退のお願い

〇〇課長

お疲れ様です。
〇〇です。

お忙しいところ大変申し訳ございませんが、
お昼前から激しい倦怠感を覚えまして、熱を測ったところ39度の発熱がありました。
新型コロナウイルスに感染している可能性もありますので、14時に早退させて頂きます。

ーーーーーーーーーーーーーー

・日時:〇月〇日
・時間:14時
・理由:発熱で病院を受診するため

ーーーーーーーーーーーーーー

この後、病院を受診しますので夕刻に改めて結果等を連絡いたします。

場合によっては明日も欠勤させて頂きますので、
申し訳ございませんがご理解のほどよろしくお願いいたします。

また本日提出予定でした提案資料については〇〇に引き継いでおります。

ご用件など御座いましたら下記までお電話いただきますようお願いいたします。

連絡先:000-0000-0000

ご迷惑をお掛けし恐縮ですが、
何卒よろしくお願い申し上げます。

例文②:急用の場合

件名:早退のお願い

〇〇課長
お疲れ様です。

〇〇です。

父が交通事故に遭い、救急車で運ばれたとの連絡がありました。
急遽、病院まで駆けつけたく存じます。そのためご迷惑をおかけいたしますが、早退をさせて頂きます。

ーーーーーーーーーーーーーー
・日時:〇月〇日
・時間:11時
・理由:家族が事故にあったため
ーーーーーーーーーーーーーー

父の容態を確認しましたら会社に連絡をいたします。
なお、引き続きお休みを頂く場合の業務につきましては、ご相談させて頂きます。

私の連絡先を下記に記載いたしますので、ご用件など御座いましたらお電話頂きますようお願いいたします。

自宅:000-000-0000
携帯:000-0000-0000

大変ご迷惑をお掛けし恐縮ではございますが、
何卒よろしくお願いいたします。

口頭での伝え方

口頭での伝え方

先ほどはメールでの早退の仕方をご紹介しましたが、
会社によってはメールではなく口頭で伝えるだけでもOKな場合があります。

口頭で伝える際の例文もご紹介します。

例文①
〇〇課長、大変申し訳ございません。
先ほどから気持ちが悪いため、今日は早退させて頂いてもよろしいでしょうか?

例文②
〇〇さん、申し訳ございません。
先ほど保育園から息子が発熱したとの連絡がありました。
病院に連れていかなければいけないため、今日は失礼させて頂いてもよろしいでしょうか?

口頭で伝える際のポイントは「早退します」と言い切らずに、~してもよろしいでしょうか?と確認をとることです。

早退後の注意点

ポイント

早退した日の行動に注意

会社を早退した日の行動には注意しましょう。
早退理由通りに病院に行ったりすることは問題ないですが、そのあとにどこかの場所に立ち寄って会社の人に会ってしまうと気まずい雰囲気になってしまいます。
「嘘をついて早退した」と思われないように誤解を招いてしまう行動はやめましょう。

上司・同僚への挨拶

早退後の次の出勤では、上司や同僚にお詫びの気持ちを伝えます。
特に業務を引き継いでもらった同僚がいる場合には、丁寧に感謝の気持ちを伝えましょう。

顧客へのお詫び

早退した日に顧客とミーティングだったということもあるでしょう。
そういった場合にはメールでも構わないので、関係者の方に対してお詫びのメッセージをお送りしましょう。
このメールがあるか・ないかで顧客からのあなたの印象が変わりますよ。

特別な理由はないけど早退したい

早退したい

体調は悪くない…
家族も親族もみんな元気…
ただ気持ちが元気ではない…
上司が怖くて仕事をしたくない…早く帰りたい、早退したい!って時ありますよね?

そんな時には「早退電話代行」をおすすめします!

早退をしたいが理由がないという時、早退電話代行を利用すれば適切なシナリオを考えて、家族や保育園の変わりに会社に電話をしてくれます。

例えば、「母が車と接触してしまって救急車で病院に運ばれた」「娘が高熱を出して保育園のお迎えに来てほしい」など、自分が望むシナリオで早退が可能です。

理由はないけど早退をしたい!でもやっぱり言い出せないという方には、早退電話代行がピッタリ!
早退電話をする際には時間を指定することも可能なので、自分が望む時間に早退ができて安心ですね。

最後に…

早退は働く者の権利の1つです。
そのため早退することが悪いことではないですが、早退には上司や同僚など多くの協力があるということを忘れないようにしましょう。
また早退する際には、理由をきちんと述べて許可を得ることが大切で、勝手に「早退します!」と帰ってしまうことはイメージダウンにつながります。
必ず許可を取る形で~してもよろしいでしょうか?と聞くのがポイントです。
また理由はないけど、早退したいという場合は早退電話代行で、罪悪感なく早退ができるのでぜひ利用してください。

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株式会社ニコイチ代表

【記事監修】電話代行専門の便利屋で創業17年目を迎える会社社長です。心理カウンセラー資格所持。「退職代行」「謝罪代行」など業務に関わるテーマで、日々情報発信します。

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