電話代行屋ブログ

謝罪初心者に使ってほしい電話で謝罪するときの文言まとめ

気をつけていたけどもミスを起こしてしまって、取引先やお客様との間にトラブルが起こってしまった経験はありませんか?

悪気が無いのに相手を不快にさせてしまった経験を1度はあると思います。

 

その時の謝罪の仕方で今後の関係性を大きく左右することになりかねません。

そのぐらい相手に謝罪することは重要です。

 

しかし謝罪の言葉や方法などは、自分の経験や勘に頼るのみで、備えている人は少ないと思います。

今回は電話で謝罪が必要な時に注意するべきことや、出来る人が使っている謝罪の文言についてご紹介します。

 

謝罪するときに気をつけること

理由は必要?

できるだけ早く対応する

自分がミスを犯してしまって、相手を不快にさせてしまったなど、生きていく上で必ず起こると思います。

そんなときに相手へ謝罪するときに一番大事なのは、問題が発生してから出来るだけ早く謝罪をすることです。

時間が経ってから丁寧に謝罪をしたとしても気持ちが伝わりづらくなりますので、なるべく早く謝罪することを意識しましょう

 

言い訳をしない

問題が発生した時、相手が知りたいのは「なぜその問題が起きてしまったのか?」という原因です。

間違っても謝罪をするときに、「自分は悪くない」「絶対皆も同じ状態だったらミスをする」といったニュアンスの言い訳をしないようにしましょう。

言い訳をする人は不誠実な人だと思われ、より相手の怒りを買ってしまうことがあります。

謝罪をするときは、「いつ」「誰が」「何を」「どこで」「どうした」を伝えることを意識しましょう。

 

非を認める

ミスやトラブルが起こった時に、原因は全て自分にあるわけではないと言いたくなることが多いかもしれません。

しかし、自分の非を認めない態度でいてしまうと、相手には言い訳をしていると受け止められ、今後の関係に影響が出てしまう可能性があります。

自分に非があることは素直に求めて謝罪をしましょう。間違っても相手を責めるような言動はしないように注意しましょう。

 

 

電話での正しい謝罪の仕方とは?

口頭での伝え方

➀お詫びの言葉

相手に誠意を伝えるためにも最初にお詫びの言葉を伝えましょう。最初に誠意を伝えることで今後の展開も円滑に進む可能性が高くなります。

 

➁理由を伝える

問題が発生した経緯と理由をはっきりと伝えましょう

理由を伝えるときに注意することとして、長々と説明をせずに簡潔に事実を伝えましょう。

あまりに長く説明してしまうと言い訳に聞こえてしまい、誠意を伝えることが難しくなってしまいます。

 

③対応策を伝える

謝罪をするだけでは解決したとは言えません。発生してしまった問題に対する対応策や解決策を伝えることも忘れないようにしましょう。

また今後同じようなトラブルが起きないように対策方法も伝えられるとよいでしょう。

 

④最後にもう一度お詫びの言葉で締める

最後に今回発生してしまったトラブルに対するお詫びの言葉を述べて誠意を伝えましょう。トラブルの解決策や対応なども大事ではありますが、相手を大切にしている気持ちが伝わるように意識をしましょう。

 

 

まず最初に言うべき謝罪フレーズ5選

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➀申し訳ございません。

謝罪をする際に使用するフレーズの中で基本的な言葉です。

使用例

この度はご迷惑をおかけしましてしまい、大変申し訳ございません。

勉強不足で申し訳ございません。

 

➁失礼いたしました

失礼とは、「相手への礼儀を欠けている」という意味です。そのため、失礼いたしましたは、相手に対して礼儀から外れてしまった際に許しを請うフレーズです。

使用例

勘違いしておりまして、大変失礼いたしました。

お返事が遅くなり大変失礼いたしました。

 

③お詫び申し上げます。

目上の相手に謝罪したい時によく使われる言葉で、特に公共の場での謝罪の言葉として使われます。

使用例

ご不快な思いをさせてしまったことを深くお詫び申し上げます。

 

④陳謝いたします

陳謝とは事情や経緯を説明してから謝罪をするという意味があり、公共の場での謝罪でよく使用される言葉です。

使用例

今回の件を厳粛に受け止め、陳謝いたします。

こ迷惑をおかけした皆様には、本当にお詫びの言葉もありません。

 

⑤お詫びの言葉もございません

謝罪の言葉をいくら尽くしても足らない気持ちを意味しており、「お詫び申し上げます」よりも強く謝罪の気持ちを伝えたいときに適した表現です。

使用例

何とお伝えしたら良いのか、お詫びの言葉もございません。

こ迷惑をおかけした皆様には、本当にお詫びの言葉もありません。

 

 

電話で謝罪するときに注意したい事とは?

➀電話を掛ける時間に注意

電話はメールとは異なり、相手が今行っている作業を一時中断して対応する必要があります。そのため、忙しい時間帯は避けて相手が電話に出やすい時間帯に電話を掛けるようにしましょう。

もし忙しい時間帯に電話をする際は、「お忙しいところ恐れ入ります」と一言挨拶をしてから話を始めましょう。

 

➁静かな空間で謝罪をする

謝罪をしているときに、周りの笑い声や喋り声が聞こえてしまうと相手に誠意は伝わりづらいものです。

相手にしっかり誠意を伝えるためにも静かな環境に移動し、雑音の入らない場所に移動をして電話を掛けるようにしましょう。

 

③必要があれば上長などの対応も検討する

謝罪をしても相手の怒りが収まらない場合や今後の対応に影響がある場合は、上長にまずは報告と現状の共有をしましょう。

時間が経てば経つほど事態は悪化していきますので素早く迅速に対応をしましょう

 

 

まとめ

何かトラブルが発生したときや問題が発生した時は、出来るだけ早く対応をするようにしましょう。問題を先延ばしにしたところで解決することはありませんし、今より事態を悪化させることになります。迅速に対応することを意識しましょう。

そして、謝罪時も言い訳をしないようにしましょう。自分の非を認め、謝罪をすることで相手はあなたの誠実さが伝わり、事態を収めることができるかもしれません。

 

 

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株式会社ニコイチ代表

【記事監修】電話代行専門の便利屋で創業17年目を迎える会社社長です。心理カウンセラー資格所持。「退職代行」「謝罪代行」など業務に関わるテーマで、日々情報発信します。

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