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手紙を使った職場の内部告発は可能?書き方と気をつけるべき注意点

 

職場や近隣住民で、クレームを言いたい相手がいる場合、内部告発しようか悩むことってありますよね。

でも、どのように書いたらいいのか分からない・・

そもそも自分が書いたことがバレちゃうのでは?と不安になってしまうこともあると思います。

そんな時のために、手紙で内部告発をするときの書き方と注意点をご紹介します。

 

内部告発文は手紙で出しても良い?

 

内部告発文をどのような形で出せば良いのかというと、形式はありませんが、よくあるのが手紙メールです。

直接伝える場合や電話で伝える場合もありますが、法的にはどの方法をとっても告発文としては有効な手段になります。

 

しかし、メールという手段は、おすすめしません。

なぜならば、流されてしまうどころか、メール開封すらしてもらえない場合があるからです。

また、匿名の場合、発信元を知られてしまう可能性もあるので、注意しなくてはなりません。

 

また、内部告発文を書いたからといって、全てのケースが万全に効果があるわけではありません。効果を左右するのが、相手に危機感を感じさせる内容、つまり文章力です。

 

効果的な文書を送ることで、相手の目にとまる可能性が高く、手書きであれば、本気さが伝わります。

 

しかし手書きの場合、リスクがありますので、その点も前提として抑えておきましょう。

 

手紙での内部告発でバレるのを防ぐ注意点

 

 

内部告発を行う気持ちがあっても、バレるのではないか?と不安になる気持ちもありますよね。

しかし、気をつけるポイントさえ抑えておけば、バレずに手紙で内部告発を行うことが可能です。

 

注意ポイントをまとめました。

 

  • 手紙で書く際には直筆でなくPCで
  • 職場のPCやプリンターを使わないように注意
  • 郵送時は、消印場所がバレないよう自宅から離れたところから投函する
  • 会社の相談窓口や内部告発のメールアドレスからは特定されるので絶対NG

 

身バレを防ぐために、上記のポイントをチェックしておきましょう。

 

内部告発文を手紙で送るときの書き方

内部告発文を書いているうちに、色々な思いが沸いてきて、つい感情的な文章になってしまい、「私が〜私が〜」などのフォーミーな内容を書いてしまいがちです。

 

しかし、それでは伝わるものも伝わらず、改善できるチャンスを逃してしまう可能性があります。

 

それでは、本末転倒ですよね。

 

書いた手紙が台無しになってしまわないよう、大前提として落ち着いて書くようにしましょう

 

証拠はあるだけ有利

 

前提として、事実確認ができる証拠を集めておくことが大切です。

受け取った側が事実確認ができるよう、証拠をできる限り集めておいてください。

 

同僚Aが◯月◯日に〜〜(場所)で食品のカサ増し行為を行っていた

上司Bが◯月◯日にセクハラ行為(詳しく明記)を◯回行った

 

証拠がない場合、相手側にとって信憑性が低くなってしまいます。

 

写真や動画、メール、業務日誌、医師の診断書、SNSの発信なども証拠になりますので、なるべくスクショをして残しておきましょう。

 

ステップ1、送る相手を決める

 

自分としては上司に対してクレームを伝えたい!〟と思って、上司に手紙を書こうとするのは当然かと思いますが、ちょっと待ってください。

 

本当にその人で大丈夫ですか?

 

基本的には、代表取締役宛に出すことが一般的ですが、手紙を出す人を間違えると、もみ消しにされたり、減給、降格など、今後に支障をきたすと共に、あなたの立場を悪くさせることもあります。

 

最悪な場合、会社を辞めなくてはいけなくなってしまうこともありえます。

 

差し出す人を間違えないこともそうですが、内部告発をするということは、逆に職場に居づらくなってしまう・・そんなことになる可能性もあることも視野に置いておかなければなりません。

 

そのリスクも考えた上で、誰に手紙を出すのか?それは、とても大事な戦略の1つです。

しっかりと思いを受け止め、改善策を考えてくれるキーマンに出す方が得策です。

 

ぜひ、手紙が無駄にならないよう、誰に手紙を送るべきかを検討しましょう。

 

ステップ2、内容は具体的に書く

 

具体的に書くためには、5W1Hを意識して書きましょう。

 

匿名で出す場合は、部署名などを記載してしまうと、身バレするリスクがありますので注意が必要です。

 

ステップ3、具体的な希望を明記する

 

告発する理由として〝今の状況を改善してほしいから〟という理由があげられると思います。

しかし、抽象的な内容ではなく、具体的な希望を明記しましょう。

 

どんな人も具体性がないことには行動することができません。

 

だからこそ、どこをどのように好転・改善・進展してほしいのか?をまずは明確にしておきましょう。

 

例えば

 

  • パワハラを受けているため、違う部署に異動したい
  • セクハラを受けているので、同じことが二度と起きないようその人の異動を希望する
  • 不正しやすい環境なので、Aさんの配置換えをお願いしたい

 

改善可能な現実的な希望を伝えることで、改善されやすくなるでしょう。

あまりにも、常識はずれな要望は叶えてもらいにくいので、注意したいところです。

 

効果的な告発文の書き方(記名ありの場合)

 

効果的な告発文の書き方(記名ありの場合)をご紹介します。ぜひ参考にしてください。

 

令和◯年◯月◯日(告発文の作成日または投函日)

株式会社〇〇

代表取締役 〇〇殿

 

社内での違法行為に関わる内部通報

 

 私は、令和◯年◯月より△△部で勤務しておりますが、同じ部署に所属している●●●●から下記にあげる常にセクハラ行為を受けております。

 

 このセクハラ行為は◯年◯月ごろから日常的に行われており、△△課の△△(氏名)に改善と再発防止策を求めてまいりましたが、未だに改善が見られない状況で違法行為が行われ続けております。

 

よって、直ちにセクハラ行為をやめさせ、人事異動を申し入れます。

 

 

1、受けてきたセクハラの内容を明記

2、

3、

 

以上

 

住所

氏名(印)

 

効果的な告発文の書き方(匿名の場合)

 

効果的な告発文の書き方(匿名の場合)は以下の通りです。

 

令和◯年◯月◯日(告発文の作成日または投函日)

 

株式会社〇〇

代表取締役 〇〇殿

 

社内での違法行為に関わる内部通報

 

私は、貴社の△△部で勤務しておりますが、△△部では下記におけるセクハラ行為が常習的に行われています。

 

 このセクハラ行為については、上司に改善と再発防止策を求めてまいりましたが、未だに改善が見られない状況で違法行為が行われています。

 

よって、直ちにセクハラ行為をやめさせるよう、また社内にて法令違反行為の再発防止策を講ずるよう申し入れます。

 

 

1、受けてきたセクハラの内容を明記

2、

3、

 

以上

 

進展と明記しておくことを忘れずに

 

個人に対して手紙を送る時は、万が一他の人に封を開けられないように〝進展〟という文字を書いておきましょう。

 

封筒のおもて面に朱書きで「進展」と書くか、「進展印」を押せばOKです。

 

2通作成しておくのも忘れずに

 

1通は自分の控えとしてコピーを作成しておきましょう。

また証拠として残るように特定記郵便で送付しましょう。

 

まとめ

 

告発状はとても勇気がいることです。

しかし、その勇気ある行動によってあなたの身を守り、改善される可能性が高まります。

 

毎日ウズウズして、集中して業務が出来ない状態になってしまい、本来のパフォーマンスが発揮できないでいるくらいなら、身バレしないように気をつけて手紙を出してみてはいかがでしょうか?

 

今回お伝えしたポイントに気をつけながら、ぜひ告発文の作成にトライしてみてください。

 

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株式会社ニコイチ代表

【記事監修】電話代行専門の便利屋で創業17年目を迎える会社社長です。心理カウンセラー資格所持。「退職代行」「謝罪代行」など業務に関わるテーマで、日々情報発信します。

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